Co to jest formularz zgłoszeniowy?
Formularz zgłoszeniowy projektu to dokument ankiety używany przez agencje marketingowe do skutecznego i efektywnego przyjmowania nowego projektu klienta. Formularz zgłoszeniowy zawiera serię pytań dotyczących zarówno klienta jak i szczegółów projektu. Z tego powodu formularz zgłoszeniowy projektu jest preferowaną opcją dla nowych projektów, gdzie relacja z klientem opiera się na projekcie lub czasie.
Dla klientów na miesięczny abonament, zazwyczaj używa się briefu projektowego / briefu klienta zamiast formularza zgłoszeniowego projektu, ponieważ większość podstawowych informacji o kliencie jest już znana, a wymagane szczegóły są znacznie bardziej specyficzne dla projektu.
Korzyści z formularzy zgłoszeniowych projektów dla agencji
Skuteczne agencje cyfrowe opierają się na usprawnionych procesach. Im więcej takich procesów stanowi podstawę działania agencji, tym łatwiej jest ją skalować i rozwijać. Główną zaletą formularza zgłoszeniowego projektu jest zapewnienie, że każdy nowy projekt klienta rozpoczyna się dobrze dzięki sformalizowanemu procesowi od dnia pierwszego. Celem formularza zgłoszeniowego jest ułatwienie efektywnego przekazywania informacji o projekcie od klienta do agencji.
Krótko mówiąc, formularz zgłoszeniowy projektu pomaga przygotować nowy projekt do sukcesu. Ale istnieje również wiele innych korzyści zarówno dla agencji, jak i dla klienta:
1. Dosłownie sprowadza wszystkich na tę samą stronę!
Czasami po stronie klienta może być zaangażowanych kilku interesariuszy. Aby zapobiec nieporozumieniom lub niezgodności celów, zawsze dobrze jest używać dokumentacji, aby zebrać wszystkie szczegóły projektu w jednym miejscu i uzyskać zgodę od wszystkich interesariuszy.
Formularz zgłoszeniowy projektu pomaga zapewnić jasność poprzez określenie celu, rezultatów i pomaga ustalić oczekiwania, szczególnie w zakresie zakresu prac. Oczywiście pomaga to uniknąć rozszerzania zakresu, co jest czymś, co może się zdarzyć, gdy nie ma żadnej dokumentacji.
2. Ustanawia standardy współpracy
Relacja między klientem a agencją ma większe szanse na powodzenie, jeśli dokumentacja jest sercem każdego procesu. Formularz zgłoszeniowy projektu pomaga utrzymać ślad audytu między tobą a klientem. Gdyby coś poszło nie tak w przyszłości, formularz zgłoszeniowy projektu pomaga wesprzeć twoją stronę historii, ponieważ jest wypełniany przez klienta i szczegółowo opisuje ich oczekiwania. Należy również zauważyć, że dokumentacja tego typu pomaga budować zaufanie i pokazuje, że wiesz, co robisz.
3. Tworzy efektywność przepływu pracy
Oszczędzanie czasu (zarówno po stronie agencji, jak i klienta) jako ogromna korzyść z używania formularza zgłoszeniowego projektu. Ale nie tylko to, formularz może być częścią serii automatyzacji, aby uczynić przepływ pracy jeszcze bardziej wydajnym. Na przykład, dane wprowadzone do formularza mogą być przesłane bezpośrednio do narzędzia do zarządzania projektami i mogą być użyte do automatycznego tworzenia zadań dla personelu lub ustawiania struktur projektowych.
4. Pomaga budować kulturę agencji wokół silnych procesów
Proces formularza zgłoszeniowego projektu powinien być jednym z wielu, które Twoja agencja wykorzystuje, aby zapewnić płynne działanie na co dzień. Jak omówiliśmy w poprzednich artykułach, takich jak Jak założyć agencję marketingu cyfrowego, wyraźne określenie procesów Twojej agencji jest kluczem do prowadzenia udanego biznesu. Dzięki temu Twoja agencja może rosnąć i skalować, ponieważ zbudowałeś spójne procesy we wszystkich projektach klientów.
5. Unika wymiany e-maili
Komunikacja jest kluczowa dla każdej relacji klient-agencja. Formularz zgłoszeniowy projektu może pomóc uniknąć zbędnych e-maili i zapobiec utracie szczegółów w długich łańcuchach e-maili. Zapobiega to również przerażającej sytuacji, gdy klient przypadkowo kliknie 'odpowiedz' na e-maila zamiast 'odpowiedz wszystkim' i zaczynają pojawiać się luki informacyjne w zespole projektowym.
Typowy proces formularza zgłoszeniowego projektu
Formularz zgłoszeniowy projektu zazwyczaj stanowi jedną część z 3 lub 4 etapowego procesu przyjmowania nowego klienta. W zależności od typu (i wielkości) twojej agencji, proces przyjmowania nowego klienta (lub wprowadzania) może wyglądać mniej więcej tak:
-
-
- Pierwszy kontakt: potencjalny klient znajduje Twoją stronę w wyszukiwarce Google, wypełnia formularz kontaktowy, wysyła do Ciebie e-mail lub kontaktuje się w inny sposób
- Formularz zgłoszeniowy projektu: potencjalny klient wypełnia twój formularz zgłoszeniowy projektu
- Propozycja (lub prezentacja): możesz wysłać propozycję do klienta lub przedstawić ją osobiście lub przez Zoom
- Kick off meeting: klient akceptuje twoją propozycję i spotkanie osobiście lub rozmowa telefoniczna formalnie rozpoczyna projekt
- Podpisana umowa lub Opis Zakresu Prac (SoW): może zostać podpisana podczas lub nawet przed spotkaniem inauguracyjnym
-
Co należy uwzględnić w formularzu zgłoszeniowym projektu
Formularz zgłoszeniowy projektu powinien pomóc Ci uchwycić wszystkie informacje potrzebne do zrozumienia zakresu projektu. Dlatego ma sens, aby formularz zadawał konkretne pytania dotyczące tego, na czym projekt polega.
To będzie wymagało dostosowania w zależności od rodzaju projektu (np. projekt SEO, projekt pisania treści, projekt strategii mediów społecznościowych itp.), ale poniższe typy pytań pomogą Ci uchwycić większość ogólnych wymagań:
Dane klienta
- Nazwa klienta
- Osoby kontaktowe (interesariusze)
- Szczegóły kontaktu (telefon, email, strona internetowa)
Szczegóły projektu
- Cel projektu lub cele
- Wysokopoziomowy pisemny opis projektu
- Typ projektu / Wymagane usługi
- Daty rozpoczęcia i zakończenia, kamienie milowe i priorytety
- UVP (Unikalna Propozycja Wartości)
- Szczegóły dotyczące konkurentów
Szczegóły dotyczące grupy docelowej (jeśli dotyczy)
- Persony docelowej grupy odbiorców
- Demografia / geografia docelowej grupy odbiorców
- Dane wartości dla klienta
Budżet
- Zakres budżetu projektu
- Zakres miesięcznej opłaty abonamentowej (jeśli dotyczy)
Jak zbudować i zautomatyzować formularz zgłoszeniowy projektu
Gdy klienci wypełniają formularze zgłoszeniowe do twojego projektu, prawdopodobnie zauważysz korzyści płynące z automatyzacji przetwarzania tych danych. W rzeczywistości większość agencji cyfrowych automatyzuje zbieranie danych, aby zaoszczędzić czas. Przykłady na dole tego artykułu z agencji cyfrowych wszystkie podkreślają aspekt automatyzacji tego zbierania danych i jak tego dokonali.
Jeśli chodzi o tworzenie pierwszego formularza zgłoszeniowego do projektu, prostym (i darmowym) miejscem na start jest Google Forms. Wynika to z faktu, że odpowiedzi są automatycznie zbierane w Google Sheets, więc nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych.
Jednakże, gdy przychodzi do faktycznego rozpoczynania projektów dla klientów, zazwyczaj używa się jakiegoś narzędzia do zarządzania projektami, aby ustawić ogólny projekt, przydzielić zadania, śledzić terminy i monitorować postępy.
Tak jak w przypadku Google Forms, prosty (i darmowy) sposób na rozpoczęcie to użycie tablicy kanban, takiej jak ta w Trello. Więc kiedy ktoś przesyła formularz, dane są tworzone jako nowa karta na tablicy Trello. Automatyzacja ta jest osiągana przez użycie Zapier pomiędzy Google Forms a Trello:
Ale jeśli potrzebujesz większej skali i przerosłeś Trello, będziesz musiał zwrócić się do dedykowanego narzędzia do zarządzania projektami (jak Asana pokazana poniżej). Korzyścią z tych typów narzędzi jest to, że są one w pełni funkcjonalne i zawierają takie rzeczy jak wbudowane kreatory formularzy, które umożliwiają stworzenie prostego formularza ankiety. Dane z formularza są następnie automatycznie przekazywane bezpośrednio do narzędzia do zarządzania projektami, gdy zostaną przesłane.
Nadal może istnieć potrzeba użycia Zapier. Inne agencje cyfrowe używają narzędzi do automatyzacji danych takich jak Zapier, aby pobierać dane przesłane za pomocą niestandardowych kreatorów formularzy i przesyłać je do narzędzi do zarządzania projektami również. Tak czy inaczej, wynik jest taki sam. Osiągnięcie automatyzacji pomoże Ci zaoszczędzić czas ogólnie.
Pobierz szablon formularza zgłoszeniowego projektu w formacie Word DOCX
Pobierz szablon Word i użyj go jako podstawy do stworzenia własnego formularza zgłoszeniowego projektu dla agencji:
Przykłady formularzy zgłoszeniowych projektów dla Agencji Cyfrowej
Rozmawialiśmy z kilkoma agencjami marketingu cyfrowego na temat ich formularzy przyjmowania projektów, jak ich używają i w jaki sposób formularze te dostarczają wartości zarówno klientowi, jak i agencji:
Wejdź po schodach
Take the Stairs to agencja marketingu cyfrowego i generowania leadów z siedzibą w Nashville, TN. Specjalizują się w prowadzeniu kampanii generowania leadów dla dentystów i biznesów medycznych spa.
Adam Carbonneau jest Założycielem i Dyrektorem Zarządzającym firmy Take the Stairs. Adam mówi, że ich formularze zgłoszeniowe projektów są warunkiem wstępnym dla każdej kampanii generowania potencjalnych klientów, którą prowadzą dla klientów.
Te formularze umożliwiają agencji zebranie dużej ilości kryteriów sprzedażowych od klienta i zapewniają precyzyjne dotarcie do idealnych perspektyw klienta. Technicznie formularz jest zbudowany w Gravity Forms i używa Zapier do przesłania danych do ClickUp, którego agencja używa do zarządzania swoim portfelem projektów.
Przykład formularza zgłoszeniowego projektu Take the Stairs
Adam mówi, że pomysł użycia formularza zgłoszeniowego projektu wyszedł z modelu sprzedaży ABM (Account Based Marketing).
"Nasze kampanie generowania leadów wykorzystują moc bazy danych LinkedIn Sales Navigator. Scrapujemy dane leadów na podstawie kryteriów sprzedażowych naszych klientów, aby odkryć 400-1500 ich najbardziej kwalifikowanych potencjalnych klientów."
Agencja następnie przygotowuje listy i przeprowadza działania wzbogacania danych przed użyciem funkcji LinkedIn "Matched Audiences" w celu zwiększenia świadomości marki przed rozpoczęciem kampanii zimnego kontaktu, która ma na celu nauczenie ich idealnych potencjalnych klientów czegoś nowego o ich branży - zamiast być wysoce nastawioną na sprzedaż.
Gdy potencjalni klienci zainteresują się usługami agencji, formularz zgłoszeniowy projektu jest używany do zrozumienia szczegółów dotyczących tego, co klient chce osiągnąć:
"Zamiast organizować 3-godzinne spotkanie, pozwalamy naszym klientom wypełniać nasz formularz kryteriów sprzedaży w dogodnym dla nich czasie. Po przesłaniu formularza, w naszym narzędziu do zarządzania projektami automatycznie tworzone są wewnętrzne zgłoszenia, a nasz Kierownik Projektu jest informowany, że klient jest gotowy do rozpoczęcia."
Creative Click Media
Creative Click Media to pełnozakresowa agencja marketingu cyfrowego w New Jersey, skupiona na kreatywnym marketingu, projektowaniu i tworzeniu stron internetowych.
Adam Binder jest Założycielem agencji i powiedział nam, że niedawno uruchomili nowy online'owy formularz zgłoszeniowy projektów specjalnie dla projektów SEO.
Formularz jest podzielony na siedem kategorii, które obejmują dane klienta, firmę, odbiorców, klientów, konkurentów i cele.
"Celem tego formularza zgłoszeniowego jest podwójny: zdobycie informacji o firmie oraz zdobycie informacji o celach i oczekiwaniach klienta dotyczących jego kampanii."
Adam mówi, że formularz ma również na celu postawienie agencji na czele od dnia pierwszego. Posiadanie informacji pozwala jego zespołowi przeprowadzić wstępne badania, co prowadzi do bardziej produktywnej i skutecznej początkowej rozmowy wprowadzającej. Dzięki szybszemu zrozumieniu biznesu i celów klienta, Creative Click Media może opracować bardziej ukierunkowaną i efektywną strategię marketingu cyfrowego od samego początku.
Formularz zgłoszeniowy projektu SEO firmy Creative Click Media
Unikalnym aspektem formularza zgłoszeniowego projektu Creative Click Media jest ich ton głosu. Adam mówi, że dla klienta, odpowiadanie na tak wiele ważnych pytań naraz może być onieśmielające i przytłaczające. Aby to zrównoważyć, zrobili swój formularz w jaskrawych kolorach z popularnymi GIFami wstawionymi między sekcjami.
To pomaga wprowadzić trochę humoru i intrygi do inaczej monotonnego zadania, jednocześnie podkreślając zabawną stronę kultury ich firmy.
Stratosfera
Stratosphere z siedzibą w Irvine, CA to specjalistyczna agencja marketingu cyfrowego dla klientów z branży ubezpieczeniowej.
Casey Preston jest Założycielem & CRO agencji i używa formularzy zgłoszeniowych projektów, aby zapewnić lepsze doświadczenie wprowadzające dla swoich klientów i usprawnić swój przepływ pracy. Czerpią również inne korzyści.
Casey mówi, że formularz działa jako kamień milowy do wybrania odpowiedniego projektu. Wysyłają formularz do klientów na etapie przed współpracą, z nadzieją na znalezienie wspólnej grupy, na której można się zgodzić.
Pobierz formularz zgłoszeniowy projektu Stratosphere
Kiedy klient przesyła ten formularz, dane są przekazywane do własnego narzędzia do zarządzania projektami agencji i wykorzystywane jako podstawa do ustalenia etapów cyklu życia projektu. Casey mówi, że formularz zgłoszeniowy ewoluował na przestrzeni lat z podstawowego formularza informacyjnego klienta do bardziej szczegółowego dokumentu skoncentrowanego na projekcie.
Dla zespołu w Stratosphere, te formularze zapewniają więcej niż tylko efektywność przepływu pracy, ale faktycznie pomagają budować inteligencję branżową. Zebrane dane dostarczają również informacji o trendach dotyczących przedziałów budżetowych, segmentów rynku docelowego, UVP (Unikalna Propozycja Wartości) oraz krajobrazu konkurencji. Jest to tym bardziej ważne, biorąc pod uwagę, że agencja działa w jednej niszy: Ubezpieczenia.
"W miarę jak będziemy kontynuować rozszerzanie naszego zasięgu w sektorach przemysłowych i dodawać więcej usług z zakresu marketingu cyfrowego do naszego portfolio, będziemy dokonywać dalszych modyfikacji naszego formularza zgłoszeniowego projektu, w miarę potrzeb, aby osiągnąć cele naszej agencji"
Venture Kite
Nie tylko formularze zgłoszeniowe projektów są popularne w agencjach, ale także w firmach, które prowadzą sub-marki. Venture Kite to taka firma z portfelem różnych stron internetowych. Grupa ta ma podobne procesy jak agencje i używa wewnętrznie formularzy zgłoszeniowych projektów.
Nadav Harari jest Szefem SEO w Venture Kite i zarządza projektami marketingu cyfrowego w ich portfolio. Nadav mówi, że mają ciągły strumień nowych projektów i aktualizacji, które są regularnie wdrażane.
"Zintegrowaliśmy formularz zgłoszeniowy projektu Asana, aby pomóc nam w efektywnym zarządzaniu prośbami od właścicieli produktów i różnych działów."
Każdy właściciel produktu w grupie Venture Kite składa zadanie za pomocą formularza i opisuje projekt oraz priorytet, termin wykonania i załączniki.
Te formularze są następnie przetwarzane przez scentralizowany przepływ pracy Asana i dzielone na odpowiednie zadania z priorytetami produkcyjnymi, które są koordynowane co tydzień przez menedżera projektu i dyrektora generalnego Venture Kite.
Następne kroki
Nie zapomnij pobrać szablonu formularza przyjmowania projektów agencji w formacie Microsoft Word DOCX. Jest całkowicie edytowalny, co pozwala dostosować pytania i format do Twojej konkretnej niszy lub oferty usług. Daj nam znać, jak Ci poszło, chcielibyśmy usłyszeć od Ciebie na Twitterze @seoptimer.
